Qué es un software ERP: funciones y ventajas

Si estás pensando en cursar un grado universitario que te prepare para liderar organizaciones, entender cómo funcionan los sistemas de gestión empresarial es esencial. Uno de los más relevantes hoy en día es el software ERP (Enterprise Resource Planning), que utilizan empresas de todos los tamaños para potenciar la eficiencia y tomar decisiones mejor fundamentadas.

A la hora de estudiar el Grado en ADE en Valencia de la Universidad Europea u otro programa equivalente, ten en cuenta que dominar los ERP te dará cierta ventaja frente a otros, ya que estas plataformas están cada vez más integradas en la rutina diaria de las compañías. A continuación, veremos cómo funcionan y por qué su uso está tan extendido.

¿Qué es un software ERP?

Un software ERP es un sistema integral que permite gestionar los distintos procesos de una empresa en una única plataforma. Desde los recursos humanos hasta la contabilidad, pasando por la logística o la producción, todos los departamentos pueden trabajar con datos centralizados en tiempo real. Esto mejora la coordinación entre equipos, evita que se cometan errores y permite tomar decisiones más rápidas.

El ERP actúa como un “cerebro” central que conecta todas las áreas de un negocio. Así, optimiza los recursos y facilita el flujo de información, por lo que la mayoría de organizaciones prefieren utilizarlo en vez de recurrir a múltiples programas independientes.

Tipos de software ERP

No todos los ERP son iguales. Teniendo en cuenta su configuración y sus posibilidades, se pueden clasificar en:

• ERP locales (on premise): instalado en los servidores de la empresa. Requiere una inversión inicial elevada, pero ofrece una mayor capacidad de control.
• ERP en la nube: alojado en servidores externos y accesible desde cualquier dispositivo. Es más flexible y conlleva menos costes de mantenimiento.
• ERP de código abierto: diseñado para que el equipo de desarrollo de la empresa pueda personalizarlo en función de las necesidades del negocio.
• ERP modulares: compuesto por distintos módulos (ventas, finanzas, RR. HH. entre otros), que pueden añadirse o no según las demandas de la organización.

La elección de un ERP u otro dependerá principalmente de factores como el presupuesto, el tamaño de la empresa y el nivel de personalización que se necesite.

¿Para qué sirve un software ERP?

La utilidad de un ERP va mucho más allá de la simple gestión de tareas. Estas son algunas de sus funciones más destacadas, que lo han convertido en una herramienta esencial para la administración de empresas:

• Automatización de procesos: reduce el trabajo manual, minimiza los errores y aumenta la productividad.
• Visión global del negocio: al tener toda la información centralizada, se puede analizar el estado de la empresa en tiempo real.
• Mejor toma de decisiones: gracias a los informes detallados que generan estos programas, se pueden anticipar posibles problemas y oportunidades.
• Cumplimiento normativo: muchos ERP están programados para ajustarse a los diferentes reglamentos fiscales y laborales, por lo que ayudan a evitar sanciones.

Desafíos de implementación de un software ERP

Pese a las muchas ventajas que ofrecen estos programas, su integración en una empresa no está exenta de dificultades. La principal suele ser el coste inicial, que puede ser elevado y difícil de asumir, por ejemplo, para una pyme. A esto se suma la necesidad de capacitar al personal para que pueda utilizar correctamente el sistema, lo que supone tiempo y una inversión notable en formación. Además, la fase de implantación puede resultar compleja, ya que requiere una planificación detallada y la adaptación de los procesos internos al nuevo entorno digital.

Pero, aunque adoptar un ERP de forma eficaz conlleva ciertos retos, sus beneficios superan con creces los inconvenientes, siempre y cuando se implemente correctamente. La clave está en contar con una estrategia clara, para que el sistema se convierta en un verdadero motor de transformación dentro de la empresa.

Diferencias entre CRM y ERP

En el contexto de la gestión empresarial se habla muy a menudo de software CRM y ERP. Desde fuera, es fácil confundir estas dos herramientas, pero lo cierto es que tienen funciones distintas (aunque complementarias). Para entender qué es un CRM hay que prestar atención a sus siglas, que significan “Customer Relationship Management” o “gestión de la relación con los clientes”.

Por tanto, las diferencias clave entre un software y otro se pueden resumir de la siguiente manera:

• El CRM se enfoca en las ventas, el marketing y la atención al cliente, mientras que el ERP integra todas las áreas de la empresa.
• El CRM sirve para mejorar la relación con los clientes; mientras que el ERP se utiliza para optimizar los recursos internos.

Muchas empresas optan por usar ambos sistemas de forma integrada para potenciar su rendimiento global.

ERP en la formación universitaria: una habilidad indispensable

Entender cómo funcionan los ERP ya no es solo cosa de técnicos o especialistas en informática. Los futuros profesionales de la gestión empresarial deben estar preparados para trabajar con estos sistemas desde el primer día. Por eso, en programas como el Grado en ADE en Madrid o en Málaga se incluye formación en herramientas de gestión como los ERP.

También puedes ampliar tus competencias tecnológicas con estudios relacionados, como los que se centran en ingeniería de software o el uso de software de gestión de proyectos, muy valorados en entornos empresariales modernos.

Con una formación adecuada, son muchas las salidas profesionales en ADE por las que puedes optar. Dentro de la Universidad Europea puedes acceder a una gran variedad de carreras de empresa y tecnología, así como a opciones duales como los dobles grados en ADE.