¿Qué es y para qué sirve la ofimática?

En España, el tejido empresarial crece cada año un 10,6 %, por encima del 9,8 % de la media en la Unión Europea. Gran parte de este tejido está formado por pequeñas y medianas empresas que necesitan técnicos superiores en Administración y Finanzas (titulación ofertada también en modalidad online en el Centro de Formación Profesional Europeo) que sepan usar las aplicaciones ofimáticas, una condición indispensable para que estos negocios puedan seguir creciendo y logren ser competitivos en un mercado cada vez más digitalizado.

¿Qué es la ofimática?

La ofimática, también conocida como burótica, se refiere al conjunto de elementos informáticos que se enfocan en automatizar y optimizar las tareas y funciones diarias en la oficina. Básicamente, comprende las herramientas, softwares, técnicas y aplicaciones informáticas que facilitan la gestión más eficiente de las tareas administrativas. Por tanto, incluye desde los procesadores de texto y softwares para generar y administrar bases de datos hasta los sistemas informáticos y dispositivos inteligentes que automatizan los procesos de la gestión empresarial.

Los principales tipos de ofimática

1. Ofimática local o de escritorio: son todos los softwares, sistemas y aplicaciones de ofimática que requieren ser instalados en un ordenador para funcionar. A pesar de que las aplicaciones ofimáticas de escritorio cuentan con funciones de red, su principal objetivo es operar en cualquier entorno, es decir, tanto online como offline. Suele tratarse de herramientas bastante completas con numerosas posibilidades, pero su accesibilidad es muy reducida.
2. Ofimática online: comprende todos los sistemas, aplicaciones y softwares que funcionan mediante una plataforma online, de manera que no requieren la instalación en un equipo, sino que trabajan mediante el acceso a Internet. Son herramientas que se alojan en la nube, lo que permite almacenar o compartir archivos de forma rápida y eficaz, a la vez que facilita el acceso a los mismos desde cualquier ordenador y lugar del mundo.

¿Para qué sirve la ofimática?

En el día a día de una oficina, las herramientas y aplicaciones ofimáticas permiten crear, gestionar, compartir y almacenar todo tipo de archivos o información relevante para el entorno empresarial. Gracias a la ofimática, es posible desarrollar y editar archivos de texto, crear hojas de cálculo y análisis de datos, realizar presentaciones visuales y tramitar archivos de manera más rápida y sencilla. También facilita la comunicación a distancia, la administración de las tareas empresariales y la gestión de todo tipo de bases de datos.

Los programas de ofimática más útiles y populares

Gracias al desarrollo de la tecnología, en la actualidad las empresas cuentan con un número considerable de programas de ofimática que les ayudan a gestionar sus tareas cotidianas y optimizar el flujo de trabajo. No obstante, existen algunos programas de ofimática “básicos” que están presentes en muchísimas oficinas:

1. Microsoft Word. Se trata del procesador de texto más popular del mundo, una herramienta desarrollada por Microsoft que está enfocada en facilitar la creación, edición y modificación de documentos en forma de texto.
2. Microsoft Excel. Es un software de oficina desarrollado por Microsoft que consiste en una hoja de cálculo muy versátil para gestionar bases de datos, automatizar algoritmos aritméticos, realizar operaciones matemáticas y generar gráficas.
3. Microsoft Powerpoint. Desarrollado también por Microsoft es, sin duda, uno de los programas por excelencia para desarrollar presentaciones. Permite generar presentaciones dinámicas mediante la inserción de imágenes, vídeos y sonidos.
4. Microsoft Access. Este software diseñado por Microsoft facilita la creación y gestión de bases de datos, lo que lo convierte en un aliado perfecto para las tareas de contabilidad, el control de inventarios, el registro de libros y la gestión de pedidos y proveedores.
5. Outlook. Junto a Gmail, es uno de los programas de correo electrónico más utilizados. Además de facilitar el contacto con otras personas y el intercambio de archivos e información de manera virtual, permite administrar calendarios, gestionar reuniones y crear un directorio de contactos.

Las ventajas y desventajas de utilizar la ofimática en las empresas

La implementación de la ofimática en las empresas facilita las tareas de oficina, optimiza los procesos administrativos y ayuda a gestionar mejor la información. Eso se traduce en una reducción significativa de los costes, un uso más racional del tiempo y un mayor rendimiento y control.

Sin embargo, la ofimática no está exenta de sombras. Su dependencia a la energía eléctrica, los problemas de privacidad, posibles errores en los sistemas ofimáticos o fallos en la red pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las empresas, por lo que necesitan contar con protocolos de actuación que prevean esos escenarios.