¿Qué es un documentalista y qué hace?

El documentalista es un profesional especializado en la organización, gestión y análisis de información. Su trabajo resulta indispensable en sectores como la investigación histórica, los medios audiovisuales, la archivística y la gestión del conocimiento. Para quienes están interesados en esta profesión, estudiar el Grado en Historia online de la Universidad Europea puede ser una vía de acceso ideal.

En este artículo, veremos en qué consiste el trabajo de un documentalista, qué estudiar para dedicarse a esta profesión, dónde trabaja y cuánto gana.

¿Qué es un documentalista?

El documentalista es un profesional especializado en la organización, análisis y gestión de información, tanto física como digital. Su objetivo es garantizar que esta sea accesible, relevante y esté bien estructurada para cumplir con las necesidades de investigación, producción o conservación en sectores como, por ejemplo: la historia, la comunicación audiovisual, la investigación académica y la conservación del patrimonio documental.

Este profesional se encarga de seleccionar, clasificar y archivar fuentes documentales utilizando herramientas, como software de gestión documental (Alfresco, SharePoint o Zotero), y metodologías de indexación y catalogación, como los sistemas de metadatos Dublin Core o MARC.

Además, desempeña un papel clave en la verificación de la autenticidad y fiabilidad de la información, y en la preservación de documentos, especialmente por medio de la digitalización de materiales antiguos.

Funciones de un documentalista

Las tareas de un documentalista varían según el sector en el que trabaje, pero algunas de las más habituales son:

• Gestión de archivos y bases de datos: organiza y mantiene documentos físicos y digitales para facilitar su consulta y conservación.
• Investigación y búsqueda de información: localiza fuentes documentales relevantes en bibliotecas, archivos y bases de datos especializadas.
• Clasificación y catalogación: utiliza sistemas de indexación y metadatos para organizar documentos de manera eficiente.
• Verificación y análisis de fuentes: examina la autenticidad, fiabilidad y relevancia de la información recopilada.
• Digitalización y preservación de documentos: aplica tecnologías para la conversión de documentos físicos a formatos digitales y su conservación a largo plazo.
• Asesoramiento en producción audiovisual: apoya en la localización de material histórico y documental para películas, series y documentales.
• Elaboración de informes y bibliografías: sintetiza la información recopilada en documentos estructurados para facilitar su uso en investigaciones y proyectos.

¿Qué estudiar para ser documentalista?

Para ejercer esta profesión, es recomendable contar con una formación académica que proporcione conocimientos sobre gestión documental, investigación y comunicación. Entre las opciones más recomendables se encuentran:

• Grado en Historia: esta carrera es ideal para quienes desean especializarse en archivos históricos, investigación y conservación del patrimonio documental. Esta misma titulación también abre la puerta a profesiones como la de profesor de Historia o la de gestor cultural.
• Grado en Comunicación Audiovisual: este programa está dirigido a aquellas personas que buscan aplicar la documentación en medios de comunicación y producción audiovisual.
• Máster en Archivística y Gestión Documental: este posgrado permite prepararse en la organización de archivos y bases de datos de grandes instituciones.
• Máster en Biblioteconomía y Documentación: se trata de una formación avanzada en técnicas de catalogación, conservación y recuperación de información.
• Cursos especializados en digitalización y gestión de bases de datos: estos títulos complementan la formación académica con habilidades técnicas demandadas en el sector.

Habilidades de un documentalista

Para ejercer la profesión de documentalista, es importante desarrollar también ciertas competencias, tales como:

• Organización y gestión de información: destreza para estructurar grandes volúmenes de documentos de manera eficiente.
• Pensamiento analítico: habilidad para evaluar la calidad y relevancia de fuentes documentales.
• Uso de herramientas digitales: conocimiento en software de gestión documental, bases de datos y digitalización.
• Atención al detalle: precisión en la clasificación, indexación y recuperación de información.
• Capacidad de síntesis: aptitud para elaborar informes, bibliografías y referencias útiles para distintos proyectos.
• Conocimientos legales: familiaridad con normativas de gestión y protección de datos en entornos documentales.

¿Dónde trabaja un documentalista?

Los documentalistas pueden trabajar en distintos ámbitos, entre ellos:

• Archivos históricos, bibliotecas y centros de documentación: gestionan colecciones documentales y facilitan el acceso a la información.
• Empresas de producción audiovisual, cine y televisión: apoyan en la recopilación y organización de material documental para proyectos audiovisuales.
• Editoriales y medios de comunicación: investigan y verifican información para la elaboración de artículos, libros y reportajes.
• Museos, fundaciones y entidades culturales: se encargan de la conservación y difusión de documentos y piezas históricas.
• Empresas privadas: administran bases de datos y archivos en sectores como, por ejemplo, la banca, la salud y la tecnología.
• Organismos gubernamentales y administraciones públicas: manejan documentación legal, registros históricos y archivos administrativos.

¿Cuánto gana un documentalista?

El salario de un documentalista varía según su experiencia, el sector en el que trabaje y la ubicación geográfica. Según datos de InfoJobs y Glassdoor, el sueldo medio de este profesional se sitúa entre 20.000 y 30.000 euros brutos anuales en España, aunque en puestos especializados y con mayor experiencia puede superar los 35.000 euros al año.

Asimismo, cabe decir que el salario está regulado por convenios y oposiciones en el sector público, mientras que en el sector privado puede diferir un poco dependiendo de la empresa y la demanda del mercado.

Como has visto, las salidas profesionales de la carrera de Historia no se limitan solo a la docencia y la investigación académica, también abren oportunidades en campos como la conservación de archivos, los museos y las entidades culturales. En estos ámbitos, las habilidades de los documentalistas son clave, ya que se encargan de gestionar y preservar información histórica, así como facilitar su acceso para las generaciones futuras.

Si te apasiona la historia y el manejo de información, esta profesión te permitirá combinar ambos intereses y contribuir al patrimonio cultural, los medios de comunicación y la producción audiovisual.