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La organización es un factor esencial para sacar adelante los proyectos de trabajo, sobre todo, cuando participan varios profesionales.
Sin embargo, en los tiempos que corren, en los que muchos proyectos se desarrollan en Internet, no basta con tener la capacidad para organizar el trabajo, también es necesario contar con un software de gestión de proyectos que permita mantener todo bajo control.
De hecho, formarte con un Curso en Gestión de Proyectos te ayudará a trabajar de manera más eficaz y añadir a tu currículum una competencia cada vez más demandada.
Un software de gestión de proyectos es una herramienta tecnológica que sirve para optimizar el flujo de trabajo y permite que los equipos trabajen de manera más eficiente en el desarrollo de proyectos, la gestión de tareas y la asignación de recursos.
A través de un programa de gestión de proyectos, podrás planificar y asignar todas las actividades y tareas necesarias, así como centralizar su gestión y dar seguimiento a su cumplimiento. También es una herramienta útil para facilitar la colaboración y comunicación entre los miembros de los equipos. Además, permite mantener bajo control los costes y calcular de manera más realista el tiempo necesario para terminar cada proyecto.
Estos programas permiten, en definitiva, gestionar varios proyectos a la vez facilitando todas sus fases, desde la planificación y el desarrollo hasta la producción, la coordinación y el seguimiento de las tareas realizadas. Algunos incluso brindan acceso a los clientes para facilitar la relación y los cambios que sean necesarios en aras de trabajar de forma más eficiente.
Un buen software de gestión de proyectos debe brindar cierta flexibilidad para estructurar la entrada de trabajo. Los formularios de solicitud dinámicos, por ejemplo, permiten que los equipos creen preguntas específicas según las funciones y peticiones de los clientes para simplificar los briefings y que los equipos reciban toda la información que necesitan para desarrollar su trabajo sin interrupciones.
Los programas de gestión de proyectos deben mostrar qué miembros del equipo están ocupados y quiénes tienen cierto margen, una función que ayuda a equilibrar la carga de trabajo y evitar el síndrome de burnout. También deben facilitar la visualización de los proyectos y las tareas en orden cronológico para supervisar mejor los plazos de entrega y no sobrecargar demasiado a los profesionales.
Los softwares de gestión de proyectos deben adaptarse a las características y necesidades del equipo de trabajo, lo cual significa que deben permitir definir y dar seguimiento a flujos de trabajo personalizados que muestren el estado de cada tarea según el miembro del equipo encargado.
Todo programa de gestión de proyectos debe contar con un sistema eficiente para subir, editar y guardar los archivos. No solo sirve para centralizar los documentos, sino que también los vincula a las diferentes tareas y proyectos para facilitar su ubicación y edición colaborativa. De esta manera, se agiliza la consolidación de la información, se muestra claramente los cambios realizados y se acelera las aprobaciones finales.
Responder a los correos electrónicos o asistir a reuniones pueden convertirse en agujeros negros por los que se escapa el tiempo y la productividad. Por eso, es importante que el software para gestionar proyectos permita compartir ideas de manera rápida y sencilla en un mismo lugar, donde se centralizan las notificaciones, comentarios y orientaciones. Esta funcionalidad acorta la cadena de información y agiliza los proyectos.
Los programas para gestionar proyectos deben ser versátiles. No solo tienen que funcionar perfectamente en diferentes sistemas operativos, sino también en distintos dispositivos, sobre todo, en los móviles. Así no será necesario mantener al equipo anclado a la mesa de trabajo y cada miembro podrá responder rápidamente a preguntas urgentes o trabajar allí donde tenga la inspiración.
Aunque no es imprescindible, es conveniente que el software de gestión de proyectos que elijas pueda crear informes prácticamente en tiempo real de los progresos que realiza el equipo. Con esos datos te resultará más fácil afrontar a los clientes o a la dirección de la empresa para demostrar cómo han usado el tiempo y los recursos asignados.
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