¿Cómo hacer un presupuesto para un proyecto?

El presupuesto de un proyecto es una estrategia que detalla cómo se utilizarán los recursos de un negocio en términos de cantidad, método y timing. Su preparación anticipada ayuda a reducir el riesgo de quedarse sin dinero y previene la superación del presupuesto inicial.

La clave para que un proyecto sea un éxito radica en gran medida en su rentabilidad. Estudios, como el Máster en Controller Financiero, te preparan para elaborar una planificación presupuestaria efectiva.

El desarrollo es una parte integral de la planificación, ejecución y asignación eficiente de los recursos de una empresa.

Sigue leyendo si quieres saber cuáles son las claves para preparar un presupuesto para un proyecto, qué tipos existen y por qué son tan importantes.

¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

El plan de gastos de un proyecto es una estrategia estrechamente relacionada con la gestión financiera. En él se especifica cuánto, cómo y cuándo se gastarán los recursos de un negocio. Al elaborar con anticipación este plan presupuestario y utilizarlo para supervisar el gasto durante la ejecución del proyecto, es posible mitigar el riesgo de que la empresa se quede sin recursos. A su vez, ayuda a que se prevenga un exceso del presupuesto planificado, una situación que ocurre a menudo en muchas empresas.

Tipos de presupuestos

Existen diferentes tipos de presupuestos, incluyendo:

• Presupuesto maestro: los presupuestos ya consolidados que abarcan todas las actividades de la empresa.
• Presupuesto operacional: evaluación de los ingresos y gastos de la empresa en un momento particular.
• Presupuesto de flujo de caja: predicción de los flujos de dinero en efectivo que entran y salen de la empresa durante un periodo específico.
• Presupuesto de ventas e ingresos: cálculo de las ventas anticipadas que se recibirán en un futuro, ya sea en el corto, medio o largo plazo.
• Presupuestos de producción: se basan en las proyecciones de ventas para determinar las estimaciones de producción que la empresa llevará a cabo en el futuro.
  

¿Por qué es importante planificar un presupuesto?

Los beneficios que la planificación de un presupuesto puede brindar a una empresa son múltiples:

• Obtener la aprobación de un proyecto: para obtener la aprobación de un proyecto por parte de la alta dirección, es fundamental proporcionar información sobre los resultados que se obtendrán al ejecutarlo y los gastos que conllevará.
• Reducir la probabilidad de estimación correcta: es esencial invertir tiempo y recursos en la etapa de planificación del presupuesto para calcular los costos de manera precisa.
• Llevar un control: es preciso realizar una planificación sólida del presupuesto y realizar un seguimiento continuo y controlado durante el desarrollo del proyecto. Esto permitirá hacer comparaciones periódicas entre los costos actuales y la estimación inicial, ajustando los gastos.
• Afrontar mejor los cambios: independientemente del tipo de proyecto, es inevitable que surja algún tipo de cambio a medida que se lleva a cabo su ejecución. Estas modificaciones pueden aumentar o, en menor medida, disminuir los gastos. Con un plan de presupuesto, se puede administrar de manera más efectiva estos cambios y determinar cómo reasignar los recursos para no superar el presupuesto establecido.
• Hacer estimaciones con más facilidad y precisión: cada proyecto que se planifique y ejecute proporcionará lecciones valiosas. Estas se podrán aplicar en futuras estimaciones sobre cómo gestionar un proyecto. Así, los resultados serán más sencillos y precisos.
  

Cómo hacer un presupuesto para un proyecto

Saber cómo hacer una planificación financiera para un proyecto implica una inversión significativa de tiempo, ya que requiere un análisis minucioso de las diversas categorías que lo conforman. Es esencial desglosar detalladamente cada uno de los elementos para garantizar su aprobación por parte de la dirección:

• Alcance del proyecto: define los requisitos del programa.
• Plan de gestión del proyecto: documento que detalla la programación de recursos en las distintas etapas del plan.
• Plan de gestión de costes: escrito que efectúa una previsión de los gastos que serán asumidos en el marco del diseño.
• Cronograma: indica el período en el que se llevarán a cabo cada una de las actividades planificadas en la fase actual del proyecto.
• Plan de riesgos: identifica las principales dificultades u obstáculos que pueden surgir en un plan y que tienen el potencial de influir en su desarrollo.
• Plan de adquisiciones: incluye las negociaciones relacionadas con los costos de adquisición de los diversos materiales necesarios para la ejecución de la idea.

El presupuesto de un proyecto es más que una mera cantidad de dinero. También, representa un plan de gastos que puede orientar a una empresa a lo largo de la planificación, ejecución y finalización de un nuevo proyecto. Perfeccionando la habilidad de crear presupuestos, el equipo podrá disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo una labor de alta calidad y alcanzar así un gran éxito empresarial.