Mejora de procesos: ¿qué es y cómo beneficia a las empresas?

Hoy en día, el mundo empresarial lleva un ritmo vertiginoso en el que los cambios se suceden muy rápido, ya sean políticos, económicos, sociales, avances tecnológicos, etc. En un contexto así, la mejora de procesos se ha convertido en una práctica esencial para el crecimiento sostenible y el éxito de muchas compañías.

Si bien es algo que podrás ver detalladamente en el Máster en Dirección de Procesos Estratégicos y Operaciones de la Universidad Europea, en este artículo tienes un breve adelanto sobre qué es la mejora de procesos y cuáles son las ventajas empresariales de apostar por ella. Además, te hablaremos de las metodologías de mejora de procesos más empleadas por pymes y multinacionales de la talla de Toyota, Amazon o McDonald's.

¿Qué es la mejora de procesos?

La mejora de procesos consiste en la identificación, análisis y optimización de los procedimientos de una empresa: estratégicos, operativos, de apoyo y de gestión. Puede abarcar diferentes áreas empresariales, desde la producción y la logística hasta la gestión de recursos humanos y la atención al cliente.

El objetivo de la mejora de procesos es que las organizaciones funcionen de manera más eficiente y eficaz, ofrezcan un mejor producto o servicio y satisfagan más a los clientes. Todo esto, esencial para su expansión en el mercado y competitividad empresarial en el escenario actual.

Las ventajas de la implementación de la mejora de procesos

Es normal que, cada cierto tiempo, los procedimientos de una empresa empiecen a fallar y sea necesario implementar cambios para revertir la situación. En estas circunstancias, la mejora de procesos puede dar una respuesta y, a la vez, aportar ventajas muy significativas:

• Aumento de la eficiencia: la mejora de procesos permite eliminar “cuellos de botella” y actividades innecesarias en las operaciones empresariales, lo que conlleva un ahorro de tiempo y recursos.
• Reducción de costes: al eliminar las deficiencias, las compañías consiguen disminuir sus costes operativos. Esto contribuye a su rentabilidad y es beneficioso en contextos económicos desafiantes.
• Mejora de la calidad: la mejora de procesos no se limita únicamente a que las tareas se ejecuten más rápido, también a que se hagan de manera óptima. Por lo general, a medida que se perfeccionan los procedimientos, la calidad de los productos y servicios aumenta y el nivel de contento de los clientes.
• Mayor satisfacción de los usuarios: cuando los procesos son más eficientes y los productos o servicios son de mayor calidad, la experiencia de compra de los clientes es positiva. Su satisfacción es fundamental en el éxito de una empresa, ya que las personas contentas suelen ser leales a esa marca y recomendarla a otros consumidores.
• Adaptabilidad: las organizaciones que mejoran sus procesos se adaptan a los cambios del mercado y demandas de los usuarios más fácilmente. Esta flexibilidad es una ventaja competitiva crucial en un mundo de los negocios en constante evolución.

Metodologías para la mejora de procesos

La mejora de procesos se basa en una gran variedad de enfoques. Aun así, algunas de las metodologías más comunes y usadas por las empresas son:

Metodología Six Sigma

Se usa para establecer una homogeneidad en los procesos para reducir la cantidad de variaciones del producto final y minimizar los defectos. Suele implementarse en procesos de fabricación, pero también puede aplicarse otros sectores.

Gestión de calidad total

También, conocida como Total Quality Management (TQM). Esta metodología de mejora de procesos se basa en la idea de que la calidad no debe limitarse a la producción de bienes o servicios, sino abarcar todas las actividades y procesos de una empresa. Está dirigida a la satisfacción del cliente, la mejora continua y la participación de todos los trabajadores de una organización.

Pensamiento Lean

Otro modo de llamar esta metodología es Lean Manufacturing. Se trata de un enfoque que se centra en la identificación y eliminación de actividades, procedimientos y recursos que no agreguen valor al proceso de producción, ni a la organización.

Método Kaizen

Es una metodología japonesa que hace referencia a una mejora de procesos continua y gradual en vez de llevar a cabo cambios radicales o grandes transformaciones. También, se caracteriza por fomentar la participación de todos los empleados en la identificación y aplicación de progresos.

Proceso PHVA

Es una técnica muy utilizada para abordar, analizar y resolver problemas relacionados con la gestión de proyectos y procesos. Consta de 4 pasos: planificar – hacer – verificar – actuar. No se trata de una metodología de mejora de procesos lineal, sino cíclica. Una vez se llega al final, se comienza de nuevo.

5 porqués

Es un enfoque que busca resolver una situación o problema a través del planteamiento de preguntas en cadena. El primer “porqué” va originando otros “porqué” sucesivamente hasta llegar a la solución, respuesta o razón.

Gestión de procesos de negocios

También, conocida como Business Process Management (BPM). Implica tomar medidas para modificar las metodologías de trabajo existentes cuando se vuelven obsoletas, ineficaces o poco eficientes. Su propósito principal es descubrir cómo los equipos de trabajo pueden alcanzar los objetivos empresariales de manera más rápida y con un menor esfuerzo.

En cualquier caso, la mejora de procesos es solo una parte de la estrategia de una empresa. Hay otros muchos aspectos que también deben tenerse en cuenta como son el comportamiento organizacional, la gestión de personas o el software de gestión de proyectos, por poner algunos ejemplos. Aprende todo lo necesario sobre el mundo de los negocios a través de las titulaciones del área de Empresa y Tecnología de la Universidad Europea. Consulta nuestra oferta académica y ayuda a tu compañía a consolidarse en el mercado actual.