Cómo entender una nómina si trabajas (o quieres trabajar) en Recursos Humanos

Entender una nómina puede parecer un simple trámite administrativo, pero en realidad es una de las tareas más importantes dentro del área de Recursos Humanos. Una nómina refleja el acuerdo económico entre la empresa y el trabajador: cuánto se paga, por qué conceptos, y qué cantidad se destina a impuestos y cotizaciones. Saber interpretarla correctamente es indispensable tanto para gestionar equipos como para cumplir con la legislación laboral vigente.

En este artículo, explicaremos de manera clara cómo leer una nómina paso a paso, qué significa cada una de sus partes y cómo se calculan las deducciones de Seguridad Social y del IRPF. Además, revisaremos los errores más comunes en su gestión y el papel que desempeñan los profesionales de RR. HH. en su control.

Si te interesa profundizar en este ámbito, programas como el Curso en Recursos Humanos online o el Máster en Recursos Humanos de la Universidad Europea te preparan para dominar la gestión retributiva, la administración laboral y la planificación del talento en empresas de cualquier tamaño.

¿Qué es una nómina y por qué es importante entenderla?

La nómina es el documento oficial que detalla la retribución económica que recibe una persona por su trabajo durante un periodo determinado, normalmente un mes. A primera vista, puede parecer una simple tabla con números, pero detrás de cada cifra hay conceptos legales y financieros que determinan los derechos y obligaciones tanto del trabajador como de la empresa.

Para quienes trabajan o aspiran a trabajar en el departamento de Recursos Humanos, entender una nómina forma parte de las competencias básicas en administración laboral. Implica dominar la gestión de contratos, las bases de cotización y las retribuciones, aspectos que inciden directamente en la transparencia y en la correcta relación entre empresa y plantilla.

En definitiva, una persona que trabaja en RR. HH. no puede limitarse a tramitar nóminas, sino que debe interpretarlas y explicarlas con claridad. Esto refuerza la confianza de los empleados y evita conflictos laborales.

Estructura general de una nómina

Toda nómina española sigue un formato regulado por el Ministerio de Trabajo y Economía Social. Aunque cada empresa puede personalizar su diseño, la información importante siempre se organiza en tres bloques:

1. Encabezado o datos identificativos.
2. Devengos o percepciones salariales.
3. Deducciones o descuentos aplicados.

Veamos qué incluye cada uno de ellos y cómo interpretarlos correctamente.

Encabezado: identificación de la empresa y del trabajador

La parte superior de la nómina reúne los datos básicos de identificación:

• Del trabajador: nombre, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional y grupo de cotización.
• De la empresa: razón social, CIF, código de cuenta de cotización y domicilio.
• Del periodo de liquidación: mes o fechas concretas que abarca el pago.

También se indica el convenio colectivo que regula la relación laboral. Este detalle determina el salario base, los complementos y la periodicidad de las pagas extraordinarias.

Comprender esta parte de una nómina es esencial para garantizar que el cálculo salarial se realiza conforme a la normativa vigente y no al criterio individual del empleador o del software de haberes.

Devengos: lo que el trabajador gana

Los devengos son las cantidades que el trabajador genera por su trabajo. Pueden ser salariales o no salariales, y su suma conforma el salario bruto mensual.

• Salario base: es la retribución mínima pactada en el convenio o contrato. Representa la cantidad fija que se cobra cada mes.
• Complementos salariales: retribuyen circunstancias específicas como la antigüedad, la productividad, el puesto de trabajo o la nocturnidad.
• Horas extraordinarias: se pagan aparte y pueden tener un recargo según convenio.
• Pagas extraordinarias: la periodicidad y forma de abono de las pagas extraordinarias puede variar según lo establecido en el convenio colectivo, sin que ello afecte a su cálculo como parte del salario para cotización.
• Percepciones no salariales: dietas, pluses de transporte o indemnizaciones. Estas partidas suelen estar exentas de cotización e impuestos, siempre que cumplan los requisitos legales y los importes estén dentro de los límites establecidos para gastos justificados.
• Retribuciones en especie: compensaciones no monetarias, como coche de empresa, seguros médicos o cheques restaurante.

Una vez identificados los conceptos que forman el salario bruto, el siguiente paso es entender qué descuentos se aplican antes de recibir el salario neto. Estas deducciones determinan el importe final que el trabajador percibe cada mes.

Deducciones: lo que se descuenta del salario 

Las deducciones son las cantidades que se restan del salario bruto para calcular el salario neto o líquido a percibir. Las principales son:

• Cotizaciones a la Seguridad Social, que financian prestaciones como las pensiones, las bajas médicas o el desempleo.
• Retención de IRPF, que adelanta a Hacienda el impuesto sobre la renta correspondiente.
• Otras deducciones, como embargos judiciales o anticipos salariales.

El resultado tras aplicar todas las deducciones es el importe final que el trabajador recibe en su cuenta bancaria.

¿Cómo se calculan las cotizaciones?

Las cotizaciones se aplican sobre la base de cotización, un importe que incluye el salario base y la mayoría de los complementos salariales. Este cálculo sigue las normas establecidas por la Seguridad Social.

En 2025, los tipos vigentes para un trabajador con contrato indefinido en el Régimen General son los siguientes:

Estos porcentajes pueden variar para contratos temporales o especiales, siendo el de desempleo generalmente mayor en esos casos.

Retención del IRPF en la nómina 

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se calcula individualmente. La Agencia Tributaria publica cada año unas tablas y un simulador oficial para determinar el porcentaje de retención aplicable.

Este depende de factores como:

• El salario bruto anual.
• El estado civil y el número de hijos.
• Las circunstancias personales y familiares (como discapacidad o familia monoparental).

Conocer cómo se aplica el IRPF es fundamental para que los profesionales de RR. HH. ajusten las nóminas correctamente y eviten retenciones erróneas que luego afecten a la declaración de la renta.

Ejemplo completo: cómo leer una nómina

Una forma práctica de entender cómo funciona una nómina es analizar un ejemplo realista paso a paso.

Imaginemos a Laura, técnica de Recursos Humanos con un salario bruto mensual de 2.000 euros, contrato indefinido y cotización en el Régimen General. Su nómina mensual podría desglosarse así:

Devengos (ingresos brutos):

• Salario base: 1.400 euros
• Complemento de puesto: 300 euros
• Plus de transporte: 100 euros
• Horas extraordinarias: 200 euros
• Total devengado: 2.000 euros

Deducciones (retenciones y cotizaciones):

• Contingencias comunes (4,70 %): 94 euros
• Desempleo (1,55 %): 31 euros
• Formación profesional (0,10 %): 2 euros
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (0,13 %): 2,60 euros
• Retención de IRPF (12 %): 240 euros
• Total deducciones: 369,60 euros

Salario neto a percibir:

• 2.000 euros – 369,60 euros = 1.630,40 euros

A partir de este ejemplo, se pueden observar varios aspectos clave:

• El salario neto no refleja el total del coste que asume la empresa, ya que esta paga además su cuota de Seguridad Social.
• El porcentaje de IRPF puede variar según las circunstancias personales del empleado, por lo que dos nóminas con el mismo salario bruto pueden tener importes diferentes.
• Las percepciones no salariales, como el plus de transporte, no siempre cotizan ni tributan, lo que también influye en el resultado final.

Saber desglosar cada apartado permite detectar posibles errores, comprobar la correcta aplicación del convenio y explicar de manera transparente cómo se calcula el salario real que recibe el trabajador.

Comprender la nómina desde la gestión del talento

Para quienes trabajan en el área de Recursos Humanos, entender una nómina no consiste solo en calcular cifras. Supone interpretar qué hay detrás de cada dato: la estructura salarial, la política de compensación y la estrategia retributiva de la empresa.

Un profesional formado en esta materia puede:

• Revisar y optimizar los costes laborales.
• Detectar desigualdades o errores en la retribución.
• Comunicar de forma clara los conceptos salariales al equipo.
• Contribuir a una gestión más transparente y motivadora.

La correcta gestión de nóminas influye directamente en el clima laboral, en la confianza de los empleados y en la percepción de justicia interna. Por eso, dominar este proceso es una de las competencias más valoradas en los departamentos de RR. HH.

Si te interesa desarrollar esta habilidad, el Máster en Recursos Humanos en Valencia o el Postgrado de Experto Universitario en Gestión Global del Talento de la Universidad Europea te preparan para gestionar la nómina como una herramienta estratégica, combinando conocimientos legales, financieros y humanos.

Preguntas frecuentes sobre nóminas

• ¿Qué partes tiene una nómina?

Encabezado, devengos, deducciones, bases de cotización y líquido a percibir.

• ¿Qué es la base de cotización?

El importe sobre el que se calculan las aportaciones a la Seguridad Social. Incluye la mayoría de los conceptos salariales.

• ¿Qué diferencia hay entre salario bruto y salario neto?

El salario bruto es el total antes de aplicar deducciones. El neto es lo que finalmente recibe el trabajador.

• ¿Qué papel tiene el SMI?

El Salario Mínimo Interprofesional (SMI) establece el umbral mínimo legal. En 2025 está fijado en 1.184 euros al mes en 14 pagas.

En resumen:

• La nómina detalla las percepciones y deducciones del trabajador.
• Las cotizaciones e IRPF determinan el salario neto real.
• Interpretarla correctamente es esencial en Recursos Humanos.
• La formación especializada ayuda a dominar la gestión retributiva.

Da el siguiente paso: fórmate con el Máster en Recursos Humanos online o el Postgrado de Experto Universitario en Gestión Global del Talento de la Universidad Europea y conviértete en un profesional capaz de transformar los datos salariales en decisiones estratégicas.