Plan de comunicación: qué es y pasos

El plan de comunicación es un documento donde se plasma cómo una empresa o compañía se va a comunicar con su público durante un tiempo determinado. En este plan se establecen los diferentes objetivos que se quieren llegar a alcanzar, estableciendo el orden de las acciones y tareas que se llevarán a cabo en él.

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¿En qué consiste un plan de comunicación?

El plan de comunicación es un esquema que explica cómo y cuándo se comunicará una empresa tanto de forma interna como externa y los canales seleccionados para ello. También queda contemplado el público al que va dirigido, así como los objetivos que se deben alcanzar a lo largo del plan.

Todas las compañías, independientemente de su tamaño o capacidad deben tener su propio plan de comunicación adecuado a las necesidades propias de cada uno. Esta estrategia permite a muchas empresas percibir necesidades que anteriormente no se habían visto, por lo que los resultados obtenidos serán más efectivos.

Asimismo, es importante distinguir entre dos tipos de planes de comunicación:

• Plan de comunicación interno: este plan explica cómo se hará la comunicación interna en la empresa, así como los objetivos a conseguir, estrategias y métricas de la empresa para que cada uno de sus empleados sepan lo que se espera de ellos y puedan motivarse y alcanzar metas personales y profesionales.
• Plan de comunicación externo: comunicar mensaje de marca y valores al público objetivo. No buscar vender, sino difusión a su mensaje y dar visibilidad a la compañía dentro de un sector o mercado.

Pasos a seguir del plan de comunicación

A continuación, indicamos las partes del plan de comunicación.

1. Analizar la situación: estudiar el entorno analizando oportunidades, problemas.
2. Objetivos: en el plan de comunicación los objetivos deben de quedar definidos, estos deben de ser reales, posibles y medibles.
3. Establecer audiencia: localizar la audiencia correcta y cómo prefieren recibir ellos las comunicaciones.
4. Mensajes clave: comunicación clara, concisa y alineada con los objetivos del plan.
5. Canales: selección de los canales más adecuados para llegar a la audiencia que se desea.
6. Estrategia: acciones y tareas en línea con los objetivos y el mensaje que se quiere transmitir.
7. Recursos: se trata de contar con presupuesto, tiempo y equipo entre otros recursos para llevar a cabo el plan de comunicación.
8. Medir resultados: son los indicadores clave de rendimiento para evaluar el éxito del plan.

Plan de comunicación externo e interno: diferencias

El plan de comunicación se puede elaborar a nivel externo, enfocado al consumidor y conocimiento de marca o a nivel interno, dirigido a los empleados, su sentimiento de pertenencia a la empresa y fidelidad. A continuación, indicamos aspectos comunes y diferencias entre ambos planes.

Público objetivo

• Plan de comunicación externo: target especifico al que se enfoca el plan, consumidores, organizaciones o clientes entre otros.
• Plan de comunicación interno: empleados y miembros de la organización.

Canales

• Plan de comunicación externo: comunicados de prensa, redes sociales, publicidad etc.
• Plan de comunicación interno: boletines informativos, correos electrónicos internos, reuniones o actividades de team building entre otras.

Mensaje

• Plan de comunicación externo: mensajes de diferenciación de marca y propuestas de valor.
• Plan de comunicación interno: motivación y cultura organizacional de forma transversal por todo el negocio.

Impacto:

• Plan de comunicación externo: impacto en clientes, posición en el mercado y ventas de productos de la compañía.
• Plan de comunicación interno: eficiencia de los empleados, valores, moral y rendimiento a nivel individual y por equipos.

Beneficios de un plan de comunicación

Elaborar un plan de comunicación favorece a la empresa y se traduce en resultados positivos y medibles a lo largo del tiempo. Estos son algunos de los beneficios que se pueden obtener al aplicar dicho plan a una empresa o negocio.

Beneficios a nivel interno

Si el plan de comunicación va dirigido a nivel interno, es decir, a empleados y otras partes de la organización se pueden obtener diferentes puntos positivos.

• Mejora del flujo de información entre trabajadores y empresa.
• Capacidad para identificar potencial en empleados a nivel individual y equipo.
• Si la plantilla se siente parte de la empresa, estará más involucrada con ella, por lo que su trabajo será más efectivo y estarán más implicados con sus tareas.
• Se consiguen nuevos puntos de vista que puedan ayudar a la organización a mejorar en diferentes aspectos.

Beneficios a nivel externo

Si el plan de comunicación es a nivel externo, los frutos de las acciones se pueden ver en los siguientes aspectos.

• Mayor conocimiento del público al que se dirige la empresa.
• Conocimiento de lo que ha funcionado anteriormente, lo que no y lo qué podría mejorarse.
• Ganar visibilidad en el mercado con las acciones llevadas a cabo.
• Reducción de costes en la empresa ya que ayuda a conocer los recursos necesarios para el plan.
• Localización y corrección de errores cometidos.

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