Control de almacén: ¿en qué consiste?

El control de almacén es esencial en todos los negocios basados en la producción de materiales o productos pues garantiza su buen funcionamiento y les ayuda a alcanzar los objetivos marcados. Una adecuada organización y control del almacén permite conocer en todo momento el stock del que se dispone, planificar inteligentemente las compras, cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes, mejorar la competitividad, reducir costes y prevenir el fraude.

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¿Qué es el control de almacén?

El control de almacén se refiere a todo el proceso logístico que se encarga de la recepción, el almacenamiento y el movimiento de la mercancía dentro del almacén hasta el punto de consumo en las unidades logísticas. Incluye todas las acciones dirigidas a gestionar las existencias de un negocio, así como el tratamiento de los datos que se generan durante ese proceso.

En el día a día, consiste en llevar un control exhaustivo en tiempo real de todos los cambios que se producen en las existencias o stocks que se encuentran en el almacén, desde las entradas y salidas de mercancías, hasta las reservas o reagrupamientos.

¿Cómo llevar el control de un almacén?

El procedimiento de control de almacén se solía hacer de manera manual. Se usaban tarjetas de control de almacén y un fichero donde se anotaban todos los movimientos. Con la llegada de las nuevas tecnologías se han implementado softwares para el control de las entradas y salidas de almacén que aceleran, simplifican y optimizan todo el proceso, un cambio particularmente importante en los grandes almacenes donde cada día entra y sale mucha mercancía. En cualquier caso, para llevar un buen control de existencias en almacén debes:

1. Estructurar y ordenar el espacio en el almacén. Establece un sistema de numeración de todos los productos y crea rutas logísticas que conduzcan rápidamente a la mercancía deseada. Delimitar las áreas de almacenamiento y trabajo también facilitará la organización y control de almacén. Determina las zonas de llegada y salida, las áreas de carga y descarga, las zonas de exceso de stock y aquellas de almacenamiento o picking.
2. Especializar las tareas dentro del almacén. Si los empleados tienen claro lo que deben hacer, el funcionamiento del almacén será más eficiente. Por tanto, es conveniente que distribuyas las tareas según las diferentes zonas del almacén: picking, preparación de pedidos, recepción, envío, embalaje o franqueo.
3. Establecer una zona de stocks de alta rotación. En todos los almacenes hay productos que son los más solicitados por los clientes, por lo que tienen una alta rotación. Lo ideal es que crees una zona especial de almacenaje para esas existencias, preferentemente cerca del área de llegada y de embalaje/envío para acelerar el trabajo del personal de almacén y ganar en eficiencia.
4. Automatizar la gestión de las roturas de stock. Las roturas de stock suelen ser un quebradero de cabeza pues no solo provocan interrupciones en la cadena de suministro, sino que también generan insatisfacción en los clientes. Por eso, es recomendable activar un procedimiento automatizado con los equipos de servicio y ventas.
5. Hacer controles de calidad para evitar errores. Los errores en los pedidos generan sobrecostes e insatisfacción en los clientes. Un buen control de calidad que revise cada paso del proceso de logística reducirá esos errores. Podrías aplicar un escaneo para verificar el número y la precisión de los productos en el momento del empaquetamiento, justo antes del envío.

Personal de almacén, clave para la organización y el control

Más allá de la automatización que aportan los programas de control de almacén, la formación de los empleados sigue siendo clave para que todo funcione correctamente. El personal de almacén es el principal encargado de controlar la mercancía que entra y sale llevando el registro de su expedición e ingreso.

No solo debe controlar las existencias, sino también cerciorarse de que estén protegidas para que no se estropeen y garantizar su adecuada rotación. Además, debe analizar los costes del almacén para optimizar las tareas logísticas, lo cual permitirá a la empresa ganar competitividad y satisfacer mejor a sus clientes. Por esa razón, las empresas buscan personal capacitado y con experiencia en la logística y el control de almacén.

En conclusión, el control de almacén es una función vital para el éxito de cualquier negocio basado en la producción y distribución de bienes. Desde la recepción hasta la expedición, su gestión eficiente garantiza la disponibilidad de stock, la planificación inteligente de compras, el cumplimiento de compromisos con los clientes y la optimización de costos. Aunque la tecnología ha transformado el proceso, el papel del personal de almacén sigue siendo fundamental para asegurar la precisión y la calidad en cada paso. Invertir en el control de almacén es esencial para mantener la competitividad y satisfacer las demandas del mercado en constante evolución.