Asistente de dirección: ¿qué funciones tiene dentro de una empresa?

Muchas veces, y aunque quizás esta afirmación cueste un poco creer de primeras, detrás de la toma de grandes decisiones de un CEO y del éxito de una empresa, se encuentra la figura del asistente de dirección.

¿Quieres saber por qué? En el artículo de hoy te contamos quién es y cuáles son las funciones de un asistente de dirección, además de qué necesitas para llegar a ser uno de los mejores.

¿Quién es el asistente de dirección?

Es la persona que se encarga de asistir al gerente o a los directivos de una empresa. Para ello, el asistente de dirección se ocupa de realizar funciones administrativas, de gestión documental y de la información, y de comunicación interna y externa.

Esta figura es importante porque lo que hace es liberar a la dirección, ya sea general de una organización o de un departamento en particular, de su carga de trabajo. De esta manera, el equipo directivo puede prestar más tiempo y atención a otras actividades empresariales (quizás) más importantes para el desarrollo del negocio, además de asumir otras tareas con una complejidad y responsabilidad mayores.

Por lo general, el “hábitat natural” de un asistente de dirección son las oficinas y los despachos.

Funciones del asistente de dirección

Según la empresa, su ámbito de actividad y tamaño, el asistente de dirección puede que desempeñe unas tareas u otras. Aun así, sus principales funciones no dejan de ser:

• Realizar tareas administrativas básicas: atender al teléfono, contestar a los correos electrónicos, recopilar información que se le requiera, transcribir notas, responder consultas generales, registrar y procesar facturas, recibir clientes y visitas, etc.
• Llevar la agenda (reuniones, viajes, actos corporativos, otros compromisos, etc.).
• Organizar y supervisar los eventos a los que asiste la directiva de la empresa.
• Elaborar y presentar informes, reportes, propuestas, expedientes, documentación jurídica y empresarial, etc.
• Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos.
• Manejar información y documentación confidencial.
• Desarrollar tareas de relaciones públicas dentro y fuera de la empresa.
• Gestionar la comunicación interna y externa de la organización.
• Detectar necesidades y anticiparse a los (posibles) problemas proporcionando soluciones.

El perfil del asistente de dirección: cualidades y formación

Para ser un buen asistente de dirección es importante disponer de ciertas competencias profesionales y personales. Algunas de las que se podrían catalogar como “las más imprescindibles” son:

• Tener un buen conocimiento de la empresa: procedimientos, departamentos, recursos, empleados, etc.
• Comprometerse con la empresa.
• Ser capaz de ocuparse de varias tareas al mismo tiempo y desarrollarlas de forma eficaz.
• Asumir responsabilidades.
• Inspirar confianza y confidencialidad.
• Actuar con autonomía y tener iniciativa en el trabajo.
• Trabajar de manera organizada.
• Prestar atención a los detalles y conocer las preferencias de la dirección.
• Saber hacer frente a los imprevistos que puedan surgir en el día a día de la empresa.
• Poseer excelentes habilidades para la comunicación oral y escrita
• Tener facilidad para los idiomas.
• Manejar con soltura las herramientas tecnológicas ofimáticas y las aplicaciones digitales.

Lo cierto es que muchas de estas habilidades forman parte de la personalidad de cada uno. No obstante, hay otras que requieren de un aprendizaje y una formación adecuada como, por ejemplo, la que te ofrecemos en el técnico superior de Asistencia a la Dirección de la Universidad Europea.

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