Son muchos los escenarios empresariales que pueden afectar a la manera que las compañías tienen de llevar a cabo una gestión eficaz cumpliendo con las normativas nacionales e internacionales vigentes, de atender a las exigencias del mercado ofreciendo productos y servicios de calidad y de hacer frente a sus competidores.
Uno de ellos, y es el que aquí nos ocupa, tiene que ver con el hecho de contar con varios sistemas de gestión de la Calidad, el Medioambiente, la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y la Responsabilidad Social Corporativa (RSC). En casos así, estos sistemas dependen de departamentos distintos y, por consiguiente, los procesos que siguen varían los unos de los otros, y los objetivos que buscan también.
Además de demostrar falta de coordinación, situaciones como estas conllevan un uso inadecuado de los recursos humanos y materiales de la empresa, el desaprovechamiento de sinergias y un exceso de burocracia/documentación.
Es entonces cuando tener un sistema integrado de gestión de la Calidad, el Medioambiente, PRL y RSC se presenta como una oportunidad de mejorar el rendimiento de la organización y garantizar el éxito de su estrategia de negocio.
Sistema Integrado de Gestión: qué es y características
Un sistema integrado de gestión es una herramienta que permite administrar de manera unificada algunos aspectos de las operaciones y actividades de una empresa como, por ejemplo, los relacionados con la calidad de los productos y servicios, el medioambiente y la seguridad en el trabajo. Todo esto conforme a las normas y los estándares ISO.
En cuanto a las características más comunes de un sistema integrado de gestión, estas son:
- Unificación de los procesos de los sistemas de gestión de las diferentes áreas, de manera que contribuya a lograr metas comunes.
- Creación de un único departamento de gestión, cuyas principales responsabilidades serán establecer los objetivos, organizar y coordinar el proceso de integración y vigilar las acciones.
- Preparación de un único manual que recoja los procedimientos y las instrucciones comunes, así como la información más específica de cada sistema.
- Realización de un único Plan de Auditoría Interna que incluya unas evaluaciones de los recursos comunes a todos los sistemas y otras separadas de los específicos.
Ventajas del sistema integrado de gestión
Implantar un sistema integrado de gestión puede reportar numerosos beneficios a una empresa. Algunos de los más destacados son:
- Simplificación de los sistemas de gestión.
- Desarrollo de una gestión corporativa más eficiente.
- Mayor control de las operaciones de la organización y seguimiento de los avances logrados en lo relativo a Calidad, Medioambiente, PRL y RSC.
- Disminución de los costes gracias a la agrupación de tareas, mejor aprovechamiento de los recursos (humanos, técnicos y financieros), reducción de auditorías, etc.
- Incremento de la competitividad empresarial en el mercado actual.
- Apuesta por la innovación.
- Entorno de trabajo seguro y de confianza.
- Mejora de la imagen de la marca, tanto interna (trabajadores) como externamente (clientes y proveedores).
¿Cómo integrar un sistema de gestión? Paso a paso
- Contar con el apoyo y el compromiso de la alta dirección.
- Identificar los sistemas de gestión que ya hay implantados en la empresa, cuáles se quieren integrar y los recursos disponibles y necesarios para realizar el proceso.
- Nombrar a la persona que liderará el proyecto y un comité de coordinación.
- Planificar y elaborar un plan estratégico y operativo de la implementación de Sistemas Integrados de Gestión: plazos, acciones, personas implicadas en el proceso, documentación, etc. Este deberá ser aprobado por la alta dirección.
- Comunicar el plan definitivo de integración de los sistemas de gestión a todos los miembros de la organización para que estén al tanto de los cambios, responsabilidades y tareas que deben asumir, procesos a seguir, etc.
- Poner en marcha la implementación de Sistemas Integrados de Gestión conforme a lo detallado en el plan, haciendo un seguimiento de las acciones, incorporando mejoras y rectificando si fuera necesario.
Actualmente son muchas las empresas que se encuentran inmersas en la implementación de Sistemas Integrados de Gestión y que van a la zaga de profesionales especializados en la materia.
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