Automatización de procesos: qué es, ventajas y cómo implementarla

La automatización de procesos es uno de los grandes aportes de la tecnología al mundo de la empresa.  Su uso ha facilitado muchísimas tareas en todos los sectores: ahora son las máquinas y la inteligencia artificial (IA) las que lideran el cambio.

Esto no solo ha modificado radicalmente el mercado laboral. La automatización abre un camino de oportunidades para empresarios y trabajadores. Gracias a automatizar sistemas, ahora las empresas son más competitivas, seguras y eficientes.

Los protocolos de automatización y control son muy diversos: dependen del tipo de empresas y de sus necesidades. Sin embargo, implementarlos es muy positivo; sobre todo ahora, con el desarrollo de la IA.

Los estudiantes del Curso IA en RR.HH y otras titulaciones similares de la Universidad Europea están preparándose para aplicar todos los beneficios de estas herramientas con sus clientes. Y no solo eso: se capacitan para liderar proyectos de automatización informática y robotizada en empresas nacionales e internacionales.

¿Qué es la automatización de procesos?

Aunque la respuesta es mucho más compleja, la automatización de procesos se puede resumir de una manera muy sencilla: aplicaciones tecnológicas que permiten que una acción que se hacía de manera manual ahora sea automática.

Obviamente, esta es una definición muy básica, que se va haciendo más compleja y diversa con el paso del tiempo y la adaptación de estos recursos a diversos escenarios. Por eso, en la Universidad Europea contamos con formaciones especializadas como el Curso en Inteligencia Artificial Aplicada a las Finanzas. Y también con otras más genéricas como el Máster en Inteligencia Artificial online.

Sea cual sea el tipo de formación que elijas, en la Universidad Europea adquirirás herramientas para:

• Mejorar la gestión empresarial.
• Elevar la competitividad.
• Ofrecer un mayor valor al cliente. 

¿Cómo funciona la automatización de procesos?

Existe una gran variedad de escenarios donde se puede aplicar la automatización. Por eso, es complejo establecer un protocolo único y universal. No obstante, en estos momentos, los especializas en automatización con IA siguen una serie de pasos: 

• Análisis de la empresa: lo primero es comprender el funcionamiento y necesidades de la empresa que inicia el cambio. Una vez descubiertos los puntos fuertes y débiles, es posible plantear una automatización tecnológica. Eso se suele hacer de manera completamente personalizada: cada empresa necesitará de un tipo de tecnología, maquinaria y recursos para ello.
• Implementación: encontrado el punto donde se va a trabajar, toca ponerse manos a la obra para implementar la tecnología con IA. Para ello, se busca en los desarrollos ya realizados. También se puede plantear la creación de herramientas por parte de una empresa de automatización.
• Despliegue y ejecución: en esta fase se pone en práctica el plan desarrollado. Puede suponer la formación de personal y el análisis continuo para ajustar mejoras.
• Monitorización: el especialista en automatización llevará un control exhaustivo de su propuesta. Así, se podrá verificar si el proceso realmente ha sido positivo para la compañía. Incluso esta fase de monitorización se puede automatizar para analizar solo los datos finales.

Ventajas de la automatización de procesos

Son muchísimas las ventajas de la transformación digital empresarial. Especialmente si, como ocurre en los últimos tiempos, se aprovechan las capacidades de la inteligencia artificial.

Cualquier alumno de los cursos de IA de la Universidad Europea puede identificar numerosas ventajas en la automatización. Estas son algunas de las principales virtudes que aportan estos cambios a las empresas:

• Reducción de los márgenes de error: un software debidamente entrenado siempre será mucho más eficiente que un ser humano. Por eso, aplicar la IA a la automatización informática es positivo: permite que cosas como la facturación se hagan con un margen de error mínimo.
• Mayor agilidad: se reducen los ciclos de trabajo en el día a día. Y se logran mejores tasas de éxito en cualquier etapa del proceso de producción.
• Reducción de carga de trabajo: los empleados reducen su carga de trabajo y pueden centrarse en tareas más complejas. Las empresas lo aprovechan para hacer un uso más estratégico de su capital humano.
• Trabajo a tiempo real: la automatización permite compartir información a tiempo real. La consecuencia directa es que todos los eslabones de la cadena de producción se coordinan a la perfección.
• Mejora de la atención al cliente: pequeñas mejoras en distintas secciones se centran en este último y principal beneficio. Los clientes de empresas automatizadas en parte o en totalidad tienen un mayor nivel de satisfacción.
• Optimización de la automatización: el concepto machine learning implica la posibilidad de enseñar a las máquinas y programas. Con los resultados obtenidos se pueden introducir nuevos parámetros para mejorar su eficiencia.

Estas ventajas son solo las más generales de cuantas ofrece la automatización de procesos. En un segundo nivel se encuentran todos los beneficios asociados a cada caso y sector concreto.

Áreas donde se usa la automatización de procesos

La automatización de procesos se puede aplicar a todos los sectores profesionales. Como ya ocurriera con la informática o los softwares de gestión, solo es necesario adaptar las herramientas a las necesidades.

Por supuesto, existen algunos sectores donde la penetración de la IA y la automatización ha sido mayor. Pero nada hace pensar que esto no se extienda a casi todas las empresas en el corto y medio plazo.

Estas son algunas de las áreas donde más se ha aprovechado por el momento:

• Empresas tecnológicas: los softwares especializados han sido esenciales para mejorar la eficiencia y rendimiento de empresas tecnológicas.
• Fábricas de producción en cadena: los robots llenan botellas, transforman materias primas, cosen o planchan. Aplicado a la gran empresa, esto ha supuesto una revolución para miles de proyectos distintos.
• Sector financiero: en el contexto financiero, la automatización permite muchísimas cosas. En especial, se usa para gestionar préstamos, reclamaciones o, incluso, llevar el registro de las cuentas de los clientes.
• Empresas de atención al cliente: aquí la IA se hace imprescindible. No es difícil encontrarse con ella en chatbots de muchas webs: interacción eficiente y realista con los usuarios a tiempo real para resolver problemas.

Tipos de automatización de procesos

Los conceptos de automatización y control están en expansión. Las nuevas tecnologías hacen que cada día aparezcan nuevas fórmulas. Por eso, es imposible ofrecer una lista cerrada de tipos de automatización de procesos. Desde el punto de vista más clásico, se puede hablar de tres vías de trabajo principales:

• Macros: consiste en la aplicación de sistemas informáticos para manejar fácilmente gran cantidad de información. Suelen ayudar a los equipos de recursos humanos (RR. HH.) a programar tareas como el cálculo de horas extras y nóminas.
• Automatización IT: está más relacionado con el trabajo manual y tareas rutinarias. Para reducir la implicación humana, se utilizan herramientas informáticas:, se coordinan flujos de trabajo y se optimizan puestos clave en las empresas.
• Automatización Robótica o RPA: la robótica busca sustituir directamente el factor humano en la cadena de producción.

Automatización e inteligencia artificial (IA)

La implementación de la inteligencia artificial ha sido un boom para la automatización. Estos desarrollos son capaces de ‘razonar’ y analizar datos semiestructurados.

Con ello, se da un paso de gigante hacia el avance de las automatizaciones. Nace lo que se llama la automatización inteligente, que multiplica y acelera los resultados conseguidos hasta el momento.

Por eso, cada vez más profesionales quieren formarse como expertos en inteligencia artificial y formar parte de la revolución tecnológica.

Ejemplos de empresas que han implementado con éxito la automatización de procesos

Son miles las empresas que ya han mejorado sus resultados gracias a la automatización con IA. Sectores como el entretenimiento, la automoción o la producción alimentaria forman parte de esta revolución.

Algunos casos de éxito a nivel internacional son los de Spotify, Adidas o H&M. De muy diversas maneras, las tres multinacionales han utilizado la automatización y la IA.

Lo han utilizado para implementar chatbots inteligentes, generar algoritmos de recomendaciones o agilizar sus cadenas de producción. Y los resultados han sido excelentes hasta el momento.

Automatización y futuro del trabajo: cómo la automatización está transformando el mercado laboral

El éxito de estas empresas punteras a nivel mundial ha animado a otras más pequeñas y a emprendedores a trabajar con especialistas para crear un negocio automatizado.

Por eso, la demanda de perfiles formados en IA y automatización es cada vez mayor. Si quieres destacar con tu currículo, puedes hacer el Curso en Inteligencia Artificial en los Negocios de la Universidad Europea.