El Business Process Management (BPM): características, beneficios y claves de su implementación

La alta competitividad del mercado obliga a las empresas a ser cada vez más ágiles y eficientes y centrar sus operaciones en las necesidades del cliente. Para lograrlo, el Business Process Management (BPM) se ha consolidado como una disciplina fundamental, ya que contribuye a mejorar la gestión interna, incrementar la productividad y alcanzar los objetivos estratégicos.

Si te interesa liderar la transformación organizacional desde una perspectiva de mejora continua, puedes estudiar el Máster en Dirección de Procesos Estratégicos y Operaciones de la Universidad Europea, en el que aprenderás a automatizar procesos y controlar cadenas de trabajo.

A continuación, veremos por qué el BPM es una metodología fundamental para los directivos en el contexto actual. Pero, si deseas explorar otras opciones formativas relacionadas con la gestión, recuerda que puedes consultar otros de nuestros masters de Empresa y Tecnología.

¿Qué significa BPM en una empresa?

El BPM (Business Process Management), o gestión de procesos de negocio en español, es un enfoque metodológico que permite diseñar, ejecutar, supervisar y optimizar los procesos de una organización. A diferencia de otras metodologías más centradas en la tecnología, el BPM combina las herramientas tecnológicas con una visión estratégica orientada a la mejora continua.

Para aplicar el BPM con éxito, hay que entender cómo funcionan los procesos internos de una empresa, identificar cuellos de botella o ineficiencias y rediseñarlos para que generen mayor valor. No se trata solo de automatizar las operaciones, sino de replantearse el funcionamiento del negocio, intentando que cada acción contribuya al cumplimiento de los objetivos.

¿Para qué sirve el BPM y por qué es importante?

El BPM, que es una metodología de eficacia demostrada, da como resultado una cultura organizacional más flexible, analítica y centrada en los resultados. Conocer cómo funciona es esencial porque permite:

• Mejorar la eficiencia operativa reduciendo tiempos y costes.
• Aumentar la calidad del producto o servicio ofrecido.
• Favorecer una mejor experiencia para el cliente final.
• Alinear los procesos con los objetivos estratégicos y coordinar mejor los diferentes departamentos.
• Facilitar la adaptación a los cambios del mercado o del entorno normativo.
• Detectar errores y controlar las operaciones empresariales de manera más efectiva.
• Alcanzar una visión más amplia y transparente de los procesos.

No obstante, las empresas solo se beneficiarán de estas ventajas si realizan una implementación correcta de esta metodología. A la hora de integrar un proceso nuevo, siempre deben seguirse una serie de pasos que explicamos a continuación.

Ciclo de vida del BPM y fases principales

El ciclo de vida del BPM se compone de varias fases clave:

1. Diseño del proceso: se analizan los procesos actuales y se define el modelo ideal.
2. Modelado: se representa visualmente el proceso para facilitar su comprensión.
3. Ejecución: se implementa el proceso, a menudo con herramientas de automatización.
4. Monitorización: se recopilan datos para evaluar el rendimiento del proceso.
5. Optimización: a partir de los datos recogidos, se introducen mejoras continuas.

Este ciclo no es lineal, sino iterativo: cada mejora da paso a nuevas oportunidades de perfeccionamiento.

¿Qué herramientas se utilizan para gestionar procesos de negocio?

Existen diversas soluciones tecnológicas que dan soporte a la gestión por procesos. Algunas de las más conocidas son:

• Modeladores de procesos como Bizagi Modeler o Lucidchart.
• Sistemas BPM integrales que sirven para diseñar, ejecutar y analizar procesos, como Bonita BPM o Appian.
• Plataformas de automatización como UiPath o Blue Prism, enfocadas en la automatización robótica de procesos.
• Sistemas de gestión documental que permiten centralizar la información relacionada con los procesos.

La elección de una u otra dependerá de las necesidades específicas de cada organización.

Ejemplos de aplicación de BPM en distintos sectores

El Business Process Management tiene aplicaciones en casi todos los sectores. Veamos algunos ejemplos en sectores donde su utilidad es especialmente notable:

• Sanidad: para optimizar la gestión de citas, historiales médicos y seguimiento de pacientes.
• Educación: para automatizar los trámites de matriculación, la gestión de expedientes y la comunicación institucional.
• Finanzas: para mejorar el onboarding de clientes, la concesión de créditos y la detección de fraudes.
• Logística: para coordinar los inventarios, el transporte y la distribución de manera eficiente.

¿Qué estudiar para trabajar en BPM?

Para dedicarte profesionalmente a la gestión de procesos empresariales, debes contar con una formación especializada que combine conocimientos técnicos, de gestión y de análisis de datos. Existen programas universitarios, como los de la Universidad Europea, diseñados específicamente para formar a profesionales capaces de liderar proyectos de transformación organizacional y utilizar herramientas digitales de vanguardia.

Además, es importante estar al día de las tendencias del sector y adquirir experiencia práctica en contextos reales. Esta mezcla de formación, visión estratégica y capacidad de adaptación te permitirá acceder a puestos clave en organizaciones que apuesten por la eficiencia y la innovación.

En resumen, comprender qué es el BPM y dominar sus herramientas y metodologías supone una ventaja competitiva clave, especialmente para profesionales que quieran ejercer en entornos organizacionales dinámicos y orientados a la excelencia.