Excel avanzado: fórmulas y funciones con ejemplos

El Excel avanzado y sus fórmulas son de gran ayuda para cualquier tarea que involucre datos, finanzas o procesos de gestión. Puedes aprender esta herramienta, omnipresente en el ámbito empresarial y académico, en el Curso de Excel Avanzado online de la Universidad Europea.

¿Qué es Excel avanzado?

Excel avanzado se refiere al uso de funciones y herramientas complejas dentro de Microsoft Excel. Mientras que el uso básico implica tareas como cálculos simples y gráficos básicos, con el nivel avanzado puedes hacer análisis de datos complejos, automatizar tareas y crear modelos de datos robustos.

Excel avanzado: fórmulas y funciones más importantes 

Es probable que ya conozcas funciones básicas como SUMA o PROMEDIO (para sumar valores numéricos de varias celdas o calcular su promedio), pero existen funciones más complejas y útiles. Aquí te explicamos algunas de las principales:

Funciones de búsqueda y referencia

Estas funciones son esenciales para buscar datos en tablas o rangos.

• BUSCARV o BUSCARH: busca un valor específico en la primera columna (BUSCARV) o fila (BUSCARH) de un rango y devuelve un valor en la misma fila desde otra columna/fila dentro del rango. Por ejemplo, si tienes una tabla con nombres en la columna A y sus respectivas edades en la columna B, podrías usar BUSCARV("Juan", A:B, 2, FALSO) para encontrar la edad de Juan.
• ÍNDICE + COINCIDIR: es una alternativa más flexible a BUSCARV/ BUSCARH, que te permite buscar valores en cualquier dirección. Por ejemplo, si tienes una lista de productos en A2:A10 y precios en B2:B10, puedes usar ÍNDICE(B2:B10, COINCIDIR("ProductoA", A2:A10, 0)) para encontrar el precio de "ProductoA" en la columna B.

Funciones matemáticas y estadísticas

Estas funciones permiten realizar cálculos complejos y análisis estadísticos.

• SUMAPRODUCTO: multiplica los valores correspondientes en matrices y luego suma los productos. Por ejemplo, si tienes cantidades en A2:A10 y precios en B2:B10, puedes usar SUMAPRODUCTO(A2:A10, B2:B10) para calcular el total de ingresos.
• SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO: para sumar o contar celdas que cumplen con múltiples criterios. Por ejemplo, si tienes ventas en la columna C2:C10, productos en A2:A10 y regiones en B2:B10, puedes usar SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C10, A2:A10,"ProductoA",B2:B10, "Región1") para sumar las ventas de "ProductoA" en la "Región1".

Funciones lógicas

Las funciones lógicas permiten evaluar condiciones y tomar decisiones basadas en el resultado.

• SI: evalúa una condición y devuelve un valor si es verdadera y otro valor si es falsa. Por ejemplo, si tienes ventas en C2 y quieres verificar si superan las 100 unidades, puedes usar SI(C2 > 100, "Supera el objetivo", "No alcanza el objetivo").
• SI.ERROR: devuelve un valor personalizado si la fórmula genera un error. Por ejemplo, si estás dividiendo los valores en A2 entre B2, pero quieres evitar el error de división por cero, puedes usar SI.ERROR(A2/B2, "Error en la división").

Funciones de texto y de fecha y hora

Estas funciones permiten manipular y procesar cadenas de texto, fechas y horas de manera eficiente.

• CONCATENAR o &: une varios valores en una sola cadena de texto. Por ejemplo, si tienes el nombre en A2 y el apellido en B2, puedes usar CONCATENAR(A2, " ", B2) o A2 & " " & B2 para combinarlos en una sola celda, como "Juan Pérez".
• DIAS: Calcula la cantidad de días entre dos fechas. Por ejemplo, si tienes la fecha de inicio en A2 como 01/01/2024 y la fecha de finalización en B2 como 15/01/2024, puedes usar DIAS(B2, A2) para calcular la cantidad de días entre ambas fechas. El resultado será 14, ya que han pasado 14 días entre el 1 de enero de 2024 y el 15 de enero de 2024.

Otras funciones

Si seguimos avanzando en complejidad, existen otros tipos de funciones para tareas mucho más específicas:

• Funciones de base de datos: como BDSUMA, BDCONTAR o BDMAX, que permiten realizar cálculos similares a los de una base de datos.
• Funciones financieras: como VNA, TIR o PAGO, esenciales para el cálculo de pagos, intereses y análisis financieros.
• Funciones de matriz: como FRECUENCIA, TRASPONER o MMULT, que permiten trabajar con matrices (rangos de celdas) de manera eficiente.
• Funciones de información: como ESERROR, CELDA o TIPO, que permiten obtener información sobre celdas y rangos.

¿Cuánto tiempo se tarda en aprender Excel avanzado? 

El tiempo que se tarda en aprender Excel avanzado varía según el nivel de partida, el tiempo de dedicación diario a la formación y si existen conocimientos previos de programación y matemáticas.

Aun así, en líneas generales, podemos establecer estos tiempos:

• Principiantes absolutos: de 6 meses a 1 año.
• Usuarios intermedios: de 3 a 6 meses.

El aprendizaje de Excel avanzado es un proceso continuo, ya que es una herramienta muy versátil que ofrece muchas capas de funcionalidad.

¿Para quién es útil aprender Excel avanzado?

Excel avanzado, con sus fórmulas y funciones, es una herramienta muy valiosa para cualquier profesional que necesite manejar grandes volúmenes de datos, crear informes o automatizar tareas repetitivas.

• Finanzas y contabilidad: es útil para auditores, contables, analistas financieros y gestores de inversiones. Permite gestionar presupuestos, analizar estados financieros y carteras, crear proyecciones y simulaciones.
• Administración y gestión de proyectos: se usa para planificar tareas, monitorear proyectos, prever costes, controlar inventarios y seguir KPI.
• Marketing y ventas: ayuda a realizar análisis de mercado, segmentar clientes, monitorizar campañas, prever ventas y analizar la rentabilidad de productos.
• Ingeniería y tecnología: ayuda a ingenieros de procesos, desarrolladores y analistas de datos a manipular grandes conjuntos de datos, modelar procesos, realizar simulaciones, analizar eficiencia y automatizar tareas.
• Logística y cadena de suministro: para optimizar rutas de distribución, gestionar inventarios, analizar la demanda, prever compras y costes.

En resumen, Excel avanzado es una habilidad transversal que puede potenciar la eficiencia, la capacidad analítica y la toma de decisiones en múltiples tareas.