Hoy en día, trabajar con documentos va mucho más allá de desempolvar papeles antiguos. Los archivistas (también, llamados archiveros) son los expertos encargados de preservar y facilitar el acceso a la información, ya sea en archivos históricos o en bases de datos digitales.
Si estudias el Grado en Historia de la Universidad Europea y buscas una profesión vinculada al patrimonio documental, esta puede ser una de las más interesantes. En este artículo, veremos qué es un archivista, cuáles son sus funciones principales, qué requisitos de formación se necesitan, cómo diferenciar entre archivista y archivólogo, las salidas laborales más habituales y los salarios en España.
¿Qué es un archivista o archivero?
La Real Academia Española (RAE) define archivista como sinónimo de archivero: persona que tiene a su cargo un archivo o trabaja como técnico en él.
Sin embargo, esta definición se queda corta frente a la realidad actual. Un archivista es un profesional especializado en la organización, conservación y difusión de documentos. Su trabajo abarca desde expedientes administrativos hasta manuscritos históricos, así como registros digitales, correos electrónicos o bases de datos de empresas.
En palabras sencillas, el archivista convierte la acumulación de documentos en un sistema ordenado y accesible, a la vez que protege la memoria colectiva y facilita la gestión de la información.
Diferencia entre archivista, archivero y archivólogo
Aunque en el día a día se usan como sinónimos, conviene aclarar los matices:
- Archivista / archivero: persona que se ocupa de un archivo, ya sea desde el punto de vista técnico o administrativo. En España se utilizan ambos términos.
- Archivólogo: término que hace referencia a quien se dedica al estudio académico y teórico de la archivística o archivología.
En países latinoamericanos es más habitual encontrar el término archivólogo, mientras que en España se utilizan archivista y archivero.
Funciones de un archivista
El trabajo de un archivista combina tareas técnicas con responsabilidades de servicio público y gestión de la información. Entre sus funciones, se encuentran:
Identificación y valoración documental
El archivista determina qué expedientes deben conservarse por su valor histórico, legal o administrativo. Esta tarea implica conocer el contexto de producción, la relevancia del contenido y su posible utilidad futura.
Clasificación y descripción normalizada
Para facilitar el acceso y la recuperación de la información, los documentos se organizan siguiendo normas archivísticas internacionales como ISAD(G) para los archivos históricos; o bien, bibliográficas como MARC en el caso de registros bibliográficos.
Una vez clasificados, los documentos se describen con precisión, lo que permite a los usuarios conocer su contenido sin necesidad de consultar físicamente el documento.
Conservación preventiva
Los archivistas aplican medidas para evitar el deterioro de los documentos, controlando factores como la temperatura, la humedad, la luz o el tipo de soporte físico. También evalúan riesgos como plagas, moho o manipulación inadecuada.
Digitalización y gestión de metadatos
En el entorno digital, el archivista se encarga de escanear documentos y aplicar metadatos mediante estándares como Dublin Core o EAD. Esto mejora la búsqueda, el acceso remoto y la interoperabilidad entre sistemas.
Atención al usuario
Los archivistas atienden a ciudadanos, investigadores, estudiantes y profesionales que necesitan consultar documentos, ya sea de forma presencial o a través de plataformas digitales.
Eliminación y transferencia documental
En el ámbito administrativo, los archiveros gestionan la eliminación o transferencia de documentos conforme a los plazos legales establecidos en los calendarios de conservación. Esto garantiza que solo se mantenga la documentación relevante y se optimice el espacio disponible.
Difusión cultural y educativa
Los archivos no son solo depósitos de información, sino también espacios de memoria colectiva. Por ello, los archivistas organizan exposiciones, publicaciones, talleres y actividades didácticas que permiten acercar los fondos documentales a la sociedad.
¿Qué estudios necesitas para ser archivista?
El Grado en Historia es una de las vías más habituales para acceder a la profesión de archivero, ya que proporciona conocimientos sobre el contexto documental y habilidades para trabajar con fuentes primarias.
A partir de ahí, existen varias opciones formativas:
- Másteres universitarios en archivística y gestión documental: permiten especializarse en normativa, conservación, sistemas de gestión y digitalización. Son muy útiles para opositar o trabajar en el sector privado.
- Oposiciones a cuerpos de archiveros: el acceso a archivos estatales, autonómicos o municipales suele realizarse mediante oposición. Las convocatorias exigen titulación universitaria y formación específica archivística.
- Formación complementaria: cursos en paleografía, software de gestión documental (Albalá, Access, ICA-AtoM, etc.) o estándares internacionales de descripción (ISAD(G), EAD, Dublin Core, etc.), entre otros.
- Prácticas profesionales: colaborar en archivos locales, universitarios o eclesiásticos permite adquirir experiencia directa y mejorar la empleabilidad.
Salidas profesionales de un archivista
Algunas de las salidas laborales más comunes de un archivista o archivero son:
- Archivero en archivos municipales, provinciales o estatales: trabajo en instituciones públicas, gestionando fondos documentales históricos y administrativos, atendiendo consultas y aplicando normativa archivística.
- Técnico en gestión documental en empresas: organización de la documentación interna, implantación de sistemas de archivo y control de plazos legales de conservación en entornos corporativos.
- Responsable de proyectos de digitalización y preservación digital: coordinación de iniciativas para convertir fondos físicos en formatos digitales, aplicando criterios técnicos y estándares internacionales.
- Colaborador en museos, fundaciones y bibliotecas: apoyo en la organización de colecciones documentales, descripción de fondos, conservación preventiva y actividades de difusión cultural.
- Consultor en cumplimiento normativo y auditoría documental: asesoramiento en la correcta gestión de documentos conforme a la legislación vigente, especialmente en protección de datos y transparencia.
- Especialista en investigación y apoyo académico en universidades: participación en proyectos de investigación, gestión de archivos universitarios y colaboración en tareas docentes vinculadas al patrimonio documental.
Salario de un archivista en España
El sueldo de un archivista en España varía según el ámbito laboral, la experiencia y el tipo de empleador.
En el sector privado, la horquilla salarial suele situarse entre 18.000 y 25.000 euros brutos al año, aunque la media recogida en portales como Jobted ronda los 24.000 euros anuales.
En el empleo público, el salario está regulado según el grupo funcionarial. Los archivistas del grupo A1 (facultativos) suelen superar los 25.000 euros brutos anuales y, en muchos casos, alcanzan cifras más altas en función de la comunidad autónoma y de los complementos asociados al puesto.
En los grupos A2 y C1, las cifras son algo más bajas: alrededor de 21.000 euros en A2 y desde unos 18.000 euros en C1, dependiendo del nivel y las responsabilidades.
Preguntas frecuentes
Antes de cerrar, resolvemos las dudas más frecuentes sobre la profesión de archivista.
- ¿Se puede ser archivista solo con el Grado en Historia?
Sí. El Grado en Historia permite acceder a la profesión, pero la mayoría de las plazas estables exigen un máster en archivística o la preparación de oposiciones.
- ¿Hay demanda de archivistas en España?
Sí, existe demanda, especialmente en proyectos de digitalización y en archivos públicos. Sin embargo, la competencia es alta en plazas fijas.
- ¿Cuál es la diferencia entre archivero y archivólogo?
El archivista o archivero trabaja directamente en archivos gestionando y conservando documentos, mientras que el archivólogo se centra en el estudio teórico de la archivística.
Conclusión
La archivística combina organización, preservación y transformación digital de la información. Esta salida de la carrera de Historia representa una oportunidad para aplicar los conocimientos adquiridos sobre gestión documental en la administración pública, instituciones culturales, universidades y empresas privadas.
Micro resumen
- Archivista = archivero: profesional que organiza, conserva y facilita el acceso a documentos.
- Archivólogo: especialista en archivología, enfocado al estudio teórico.
- Formación recomendada: Grado en Historia + máster en archivística o gestión documental.
- Salario medio: entre 18.000 y 25.000 euros brutos al año, con variaciones según experiencia y sector.
- Salidas laborales: archivos públicos y privados, universidades, museos y proyectos de digitalización.
Si quieres orientar tu carrera hacia la gestión y preservación de documentos, el Grado en Historia de la Universidad Europea puede ser el primer paso para convertirte en archivista.