Onboarding: ¿qué es y cómo implementarlo con éxito?

¿Sabías que el onboarding es más que un simple protocolo de bienvenida? En este artículo desglosamos las etapas de este proceso y las ventajas que supone para una empresa. Además, te damos unos consejos prácticos para su implementación exitosa y te presentamos las herramientas clave que pueden facilitarte esta tarea.

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¿Qué es un onboarding?

El término onboarding se utiliza para referirse al proceso de integración de un nuevo empleado. Este no se limita únicamente al primer día de trabajo, sino que abarca varias fases diseñadas para facilitar la adaptación del nuevo colaborador a la cultura, normas y responsabilidades de la organización.

Fases de un proceso de onboarding

El proceso de onboarding es fundamental para asegurar el éxito en la incorporación de un nuevo empleado y sentar las bases de una relación laboral productiva y satisfactoria. Aunque este puede variar según las necesidades y la estructura de cada compañía, por lo general, las etapas de un de onboarding suelen ser:

1. Preparación: la empresa se prepara para recibir al empleado. Además de configurar su espacio de trabajo, se lleva a cabo la organización de documentos y la asignación de los recursos necesarios para su llegada. Así se garantiza un inicio sin contratiempos.
2. Bienvenida y orientación: durante esta etapa, se da la bienvenida al trabajador a la compañía. Se le presenta al equipo, se le muestra la oficina y se le informa sobre la cultura corporativa.
3. Formación y capacitación: es importante proporcionar al empleado nuevo los conocimientos y las habilidades para desempeñar su trabajo de manera efectiva. Incluye sesiones formativas sobre productos o servicios de la empresa y uso de herramientas y sistemas internos. También, se detallan las funciones y responsabilidades específicas de su puesto de trabajo.
4. Integración en el equipo: la persona recién llegada comienza a trabajar junto con su equipo. Se fomenta la participación en proyectos y actividades colaborativas, se establecen relaciones profesionales sólidas y se favorece un ambiente de trabajo cohesionado.
5. Seguimiento y feedback: el proceso de onboarding no termina tras la primera semana. Lo habitual es realizar un seguimiento del progreso del nuevo empleado. Dar una retroalimentación constructiva ayuda a orientar y motivar a la persona nueva, permitiéndole alcanzar su máximo potencial y adaptarse por completo a su rol y entorno laboral.

10 consejos prácticos para un onboarding de éxito

1. Personalización: adapta el proceso a cada trabajador teniendo en cuenta sus habilidades, experiencia previa y metas profesionales.
2. Comunicación clara y constante: establece una comunicación clara desde el principio. Proporciona información sobre la empresa y fomenta un canal de comunicación abierto para preguntas.
3. Bienvenida impactante: diseña una experiencia memorable para que los nuevos empleados se sientan valorados desde el primer día.
4. Incorporación progresiva: divide el proceso de onboarding en fases. Comienza con la información más básica y avanza hacia aspectos más detallados a medida que los empleados se familiarizan con la organización.
5. Formación clara y efectiva: utiliza materiales multimedia, sesiones interactivas y manuales para facilitar la comprensión de responsabilidades y procesos.
6. Mentoría: asigna mentores para guiar a las nuevas incorporaciones, brindando un apoyo durante las primeras semanas.
7. Feedback continuo: establece mecanismos para recopilar retroalimentación de los recién llegados. Esto permite mejorar el proceso de onboarding y demuestra que la compañía valora sus opiniones.
8. Cultura empresarial: organiza actividades que ayuden a los nuevos empleados a comprender y adoptar los valores y normas de la empresa.
9. Evaluación y mejora continua: evalúa constantemente el proceso de onboarding. Identifica áreas de mejora a través de la retroalimentación de los empleados y ajusta el programa según sea necesario.
10. Uso de tecnología eficiente: integra herramientas tecnológicas eficientes para simplificar y agilizar los procesos de onboarding, como las que veremos a continuación.

Herramientas imprescindibles para un onboarding

Aquí te presentamos algunos ejemplos de herramientas que son muy útiles para llevar a cabo un buen onboarding en cualquier organización. Adquiere las habilidades para manejarlas y dominarlas en el Máster en Recursos Humanos o el Máster de Formación Permanente en Recursos humanos en Valencia de la Universidad Europea:

• Plataformas de gestión de documentos: permiten compartir documentos importantes, manuales y políticas empresariales de modo accesible y organizado. Ejemplos: Google Drive o Dropbox.
• Sistemas de gestión de recursos humanos: centralizan la información de cada empleado y simplifican la administración de tareas como, por ejemplo, la incorporación, el seguimiento y la evaluación del desempeño. Ejemplos: BambooHR o Workday.
• Plataformas de formación online: ofrecen cursos online para la formación específica de los nuevos empleados. Posibilitan un aprendizaje autónomo y personalizado. Ejemplos: LinkedIn Learning o Udemy.
• Herramientas de comunicación interna: facilitan la comunicación entre los equipos, permitiendo a las personas recién llegadas conectarse rápidamente con sus compañeros y recibir orientación. Ejemplos: Microsoft Teams o Slack.
• Sistemas de incorporación electrónica: agilizan la firma electrónica de documentos, simplifican los procesos administrativos y reducen el uso de papel. Ejemplos: DocuSign o HelloSign.
• Plataformas de evaluación del desempeño: permiten establecer objetivos, realizar evaluaciones y dar feedback, favoreciendo el seguimiento del desempeño. Ejemplos: 15Five o Lattice.
• Apps de mensajería instantánea: ofrecen canales de comunicación informales para consultas rápidas y una conexión más cercana entre los miembros del equipo. Ejemplos: WhatsApp o Telegram.
• Sistemas de gestión de proyectos: facilitan la asignación y el seguimiento de tareas. Son especialmente útiles para integrar a los empleados nuevos en proyectos y responsabilidades. Ejemplos: Trello o Asana.
• Encuestas de retroalimentación: se usan para recopilar opiniones de las últimas incorporaciones sobre su experiencia de onboarding e identificar áreas de mejora. Ejemplos: SurveyMonkey o Google Forms.
• Plataformas de socialización virtual: facilitan interacciones informales y actividades de team building, creando un ambiente de trabajo cercano. Ejemplos: Icebreaker o Donut.
• Portales internos: proporcionan un espacio centralizado para recursos, noticias internas y mensajes importantes.

¿Qué ventajas tiene un onboarding?

La implementación efectiva de un proceso de onboarding ofrece numerosas ventajas para las organizaciones, al mismo tiempo que contribuye al desarrollo de un entorno laboral eficiente y favorable. Algunas de ellas son:

• Reducción de la rotación: si un onboarding está bien planificado y ejecutado, la probabilidad de que haya empleados que abandonen la empresa en los primeros meses disminuye. La correcta introducción y acogida generan un ambiente positivo e incentivan la retención del talento.
• Aumento de la productividad: al proporcionar una formación integral desde el principio, los trabajadores nuevos se integran más rápidamente en sus roles. Esto acelera su contribución al equipo e impulsa la productividad general de la compañía.
• Mejora de la satisfacción: un onboarding efectivo crea un entorno laboral positivo. Los empleados que se sienten valorados desde el inicio están más satisfechos y motivados, lo que se traduce en un aumento general de los ánimos dentro de la organización.
• Desarrollo de la marca empleadora: un proceso de onboarding excepcional fortalece la reputación de la empresa como empleador. Esto ayuda a atraer talentos de alta calidad y mejora la percepción de la marca en el mercado laboral.
• Adaptación a la cultura organizacional: la familiarización temprana con la cultura y las normas de la compañía permite a los recién llegados adaptarse rápidamente, evitando posibles conflictos laborales.
• Optimización de procesos internos: el onboarding es una buena oportunidad para evaluar y mejorar los procesos internos. La retroalimentación recopilada durante esta etapa inicial puede conducir a ajustes que beneficien la eficiencia y eficacia de la empresa.
• Mayor compromiso: un onboarding bien diseñado fomenta el compromiso de los empleados con la compañía y sus objetivos. Los trabajadores que se sienten comprometidos desde el principio tienden a ser más leales y proactivos en su desempeño laboral.

En resumen, invertir en un onboarding bien planificado no solo contribuye a la retención del talento, la productividad y la satisfacción de los empleados, sino que también fortalece la marca empleadora y optimiza los procesos internos, asegurando un compromiso duradero y beneficioso para la organización.